Aufgabe
Klient
TSS
Kontakt zum Messe-Veranstalter
aufnehmen
Anmeldung vornehmen
Ausstellerhandbuch anfordern
Standplatzunterlagen anfordern (nach Abstimmung des
Platzierungswunsches mit den Klienten)
Kontakt zu Subunternehmen
aufnehmen
Standbaufirma anfragen
Spediteur anfragen (Deutschland: Klient; Ausland:
TSS)
Reise planen
Zeitplan erstellen (auch
Geschäftsbesuche, -essen, Meetings, Kulturveranstaltungen)
Standpersonal festlegen
Flüge reservieren
Hotel reservieren
Mietwagen reservieren / Shuttle-Service buchen
firmeninterne Vorbereitung
bestehende Unterlagen auf Aktualität
prüfen (Entwicklung, Produktion, Design, Export, Werbung)
Schutzrechte prüfen für Marken,
Gebrauchs- und Geschmacksmuster, Patente und Urheberrechte
Messe-Kleidung festlegen
Personal schulen
persönliche
Vorbereitung
politisches Hintergrundwissen
wirtschaftliches Hintergrundwissen
kulturelles Hintergrundwissen
Sprachkenntnisse auffrischen
Messe-Präsentation
vorbereiten
Stand gestalten (Aufbau, Beschriftung, Grafik,
Möbel, Technik)
Produktpräsentation festlegen
Standbauer beauftragen
Spediteur beauftragen
Versandtermin bestimmen
Exponat-Transport veranlassen
Standpersonal rekrutieren (Hostessen, Aushilfen,
Techniker)
Öffentlichkeitsarbeit
aufnehmen
Pressearbeit vorbereiten (Pressemitteilung an Fachmedien
für Vorberichterstattung verfassen, Pressemappe zusammenstellen)
bestehende Eigenwerbung überprüfen (Versand von
E-Mails, Einladungsflyer, Messe-Sticker auf Umschlägen)
Messe-Werbung produzieren (Prospekte, Visitenkarten,
Incentives, Geschenke, Anzeigen)
potentielle Kunden einladen
Texte übersetzen
Kontakte vor Ort
knüpfen
Branchen-Verbände im Messe-Land informieren und
einladen
Kontaktadressen über Branchen-Verbaende generieren
Informationspaket
schnüren
Auftrags- und Bestellunterlagen anfertigen und
zusammentragen
Exponat-Informationen zusammenstellen (Graphiken, Karten,
Namensschild)
Reiseunterlagen zusammenstellen (Pass, Flugschein,
Kreditkarten, Visa etc. in Original und Kopie)
Erreichbarkeit durch Heimatland ermöglichen
(Telefon/Fax vom Hotel und Messe-Veranstalter Standnummer, Reiseplan,
Zeitdifferenz, tägliches Kommunikationsfenster)
Reise- und Sprachführer bereitstellen
Messe-Handout erstellen (Messe-Info, Hotel, Umgebung mit
Karten, Event-Vorschläge, Dinner-Reservierungen)
Finanzbedarf für Messe-Dauer
bestimmen
Messe-Platz einrichten
Aussteller registrieren
Ausstellerausweise beschaffen
Genehmigungen beschaffen (Parkausweise etc.)
Standbau beaufsichtigen
technische Infrastruktur beschaffen (Strom, Wasser,
Abwasser, Abluft, Kompressor, Kommunikation, Elektronik, Transport)
Spediteur / Anliefertermin koordinieren
Eintrag in Messe-Katalog und Infosystem prüfen
Standpersonal einweisen
Kontakte bestätigen
Kunden-Einladung nachfassen / Besuchstermine vereinbaren
offizielle deutsche Vertreter auf den Stand einladen
(Botschaft, Konsulat, Auslandshandelskammer )
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